Im Laufe des rotarischen Jahres finden verschiedenste Schulungsveranstaltungen für Out-, In- und Rebounds statt, die wir Rotexer:innen zusammen mit dem rotarischen Jugenddienst-Team organisieren und durchführen.
Traditionell lag der Schwerpunkt der Rotexarbeit mehr auf der Betreuung der Austauschschüler vor Ort, im Laufe der letzten Jahre haben wir Schritt für Schritt mehr Verantwortung übernommen. Aktuell sind wir bei allen Orientations federführend bei der Planung und Umsetzung der Schulungsinhalte und dem Rahmenprogramm. Bei einigen Veranstaltungen, wie beispielsweise dem Rebound-Wochenende, sind wir darüber hinaus auch für die Unterkunft und die Budgetplanung selbst verantwortlich.
Hier ein grober Überblick, welche Arbeiten bei uns hinter den Kulissen stattfinden, damit die Orientations reibungslos verlaufen:
Inhalte
Am Anfang jeder Veranstaltung steht die Frage, wie die Zielsetzung aussieht.
Unterkunft
Die Austauschschüler des Distrikts 1820 leben in ganz Hessen verstreut. Für die meisten Veranstaltungen brauchen wir daher eine Unterkunft wie z.b. eine Jugendherberge, einen Campingplatz oder auch eine Turnhalle.
Budgetplanung
Damit die Veranstaltungen im Rahmen des Budgets bleiben, machen wir uns schon frühzeitig Gedanken über das Rahmenprogramm dessen Kosten.
Programm
In der Programmplanung geht es vor allem darum, Feedback der vergangenen Jahre zu inkorporieren und den zeitlichen Ablauf so zu planen, dass sich die Jugendlichen am Ende weder langweilen noch bereits vor dem Mittagessen völlig ermüdet sind.
Einladungen
Sobald die Veranstaltung näher rückt, geht es darum, Einladungen & Packlisten zu erstellen, die Teilnehmer bei der Bildung von Fahrgemeinschaften zu unterstützen und individuelle Probleme zu klären.
Durchführung
Vor Ort geht es dann darum, die Planungen umzusetzen und spontan auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Zu unseren Aufgaben vor Ort gehören neben den Schulungsinhalten auch die Gestaltung des Abendprogramms, die Zimmereinteilung und die Kontrolle der Bettruhe.
Nachbereitung
Nach jeder Veranstaltung versuchen wir von den Teilnehmern und den anwesenden Betreuern Feedback einzuholen und dieses schriftlich für die Planungen der nächsten Jahre festzuhalten.
Durch die Vielzahl an Veranstaltungen im Laufe des rotarischen Jahres finden die oben genannten Planungsschritte parallel für verschiedene Orientations statt. Ohne den kontinuierlichen, ehrenamtlichen Einsatz der Rotexer:innen wäre die Vorbereitung & Begleitung der Austauschschüler in diesem Umfang nicht möglich.